Betriebskostenabrechnung – Auf diese 6+1 Dinge müssen Sie achten

Post von der Hausverwaltung? Die Betriebskostenabrechnung ist da! Wie jedes Jahr sitzen Sie vor der Aufstellung der einzelnen Posten und stoßen auf viele Unklarheiten.

Es ist an der Zeit, diese endlich zu beseitigen. Die Betriebskostenabrechnung im Einzelnen zu verstehen bringt klare Vorteile. Zum einen fühlen Sie sich dem Zahlenwirrwarr endlich gewachsen. Zum anderen könnten Sie die ein oder andere Ungereimtheit aufdecken. Fangen wir an.

Was sind Betriebskosten?

Wer nur Kaltmiete zahlt, müsste auf vieles verzichten, was ein Mietshaus wohnlich macht. Die Mülltonnen müssen geleert, das Treppenhaus gereinigt und gesetzliche Vorschriften wie Rauchmelder eingehalten werden. Ganz zu schweigen vom charmanten Hausmeister, der sich um den Garten kümmert.

All diese Leistungen werden über die Betriebskosten abgerechnet. Diese zahlen Sie zusätzlich zur Kaltmiete monatlich im Voraus. Allerdings beruht der Betrag auf einer Schätzung, meist in Hinblick auf das vorangegangene Jahr. Wirkliche Klarheit schafft erst die Betriebskostenabrechnung.

Grund- und Verbrauchskosten

Betriebskosten werden nicht nur nach dem eigenen Verbrauch abgerechnet. Es gibt einen Grundkostenanteil (basierend auf der Quadratmeterzahl Ihrer Wohnung) und einen Verbrauchskostenanteil (also Ihren tatsächlichen Verbrauch). Beide Anteile machen in der Regel jeweils 50 Prozent der Gesamtsumme aus.

Heizkosten gehören de facto nicht zu den Betriebskosten. Bei zentralbeheizten Wohnungen werden sie aber mit der Betriebskostenabrechnung zusammengefasst. Heizkosten sind ein beliebtes Beispiel dafür, dass das Verhalten aller Mieter zählt. Statt zu heizen trägt der eine dicke Pullis, während der andere voll aufdreht und die Sommerkleidung anlegt. Dennoch muss unter Umständen auch der frierende Nachbar mehr zahlen, weil die Gesamtkosten gestiegen sind.

Gleiches gilt für die Mülltrennung. Wird nicht ordentlich nach Papier-, Rest-, Bio- und Plastikmüll getrennt, entstehen Mehrkosten – zum Beispiel, wenn die Müllabfuhr öfters anrücken muss, da der Restmüll ständig überquillt. Selbst wenn Sie vorbildlich trennen, kann es also sein, dass die Betriebskosten höher sind, weil einige Nachbarn die Mülltrennung weniger ernst nehmen.

Von Abfall bis Versicherung

Doch nicht nur das Verhalten der Mieter bestimmt die Betriebsausgaben. Zu den sogenannten umlagefähigen Nebenkosten gehören auch die Grundsteuer, die Haftpflichtversicherung, die Abwassergebühr, der Hauswart, die Beleuchtung im Hausflur, die Beseitigung von Schnee und Laub auf den Gehwegen und der Kabelanschluss.

Wird beispielsweise die Prämie durch die Versicherungsgesellschaft erhöht, so steigen auch die Betriebskosten. Wurden Ratten im Keller entdeckt, muss der Kammerjäger gerufen und Gift ausgelegt werden. Diese Kosten werden dann auf die Mieter umgelegt, unter dem Posten „Schädlingsbekämpfung“.

Auch die Beschneidung eines Baums für mehr Lichteinfall in den unteren Etagen verursacht höhere Betriebsausgaben – selbst, wenn Sie im Dachgeschoss nichts davon merken. Doch Vorsicht: Hier muss vorher mindestens die Hälfte der Mieter zugestimmt haben! Falls Sie solch einen Sonderposten bemerken, sich aber an keine Unterschriftenliste o. Ä. erinnern können, sollten Sie Nachbarn oder die Hausverwaltung fragen.

Wichtig ist nämlich, dass die Betriebskosten im Mietvertrag transparent aufgeführt werden. Der allgemeine Begriff „Betriebskosten“ ist in Ordnung. Bei schwammigen Ausdrücken wie „Sonstige Ausgaben“ sollten Sie Vorsicht walten lassen und schon bei Abschluss des Mietvertrags nachhaken.

Denn es gibt Nebenkosten, die nicht auf Mieter umgelegt werden dürfen. Darunter fallen u. a. Reparaturen durch den Hausmeister (dessen Gehalt Sie ja schon mitfinanzieren), Instandsetzungen oder auch Verwaltungskosten. 

Betriebskostenabrechnung: Guthaben oder Nachzahlung?

Ihr errechneter Anteil an den Gesamtausgaben wird dem gegenüber gestellt, was Sie an monatlichen Vorauszahlungen geleistet haben. Haben Sie weniger gezahlt als ausgegeben, müssen Sie für die Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung leisten. Sind Ihre Vorauszahlungen höher, wird Ihnen Geld erstattet.

Idealerweise sollten die Betriebskosten für das neue Jahr angeglichen werden. Auch wenn Sie schlussendlich auf den selben Betrag kommen – es ist schmerzhafter, auf einen Schlag eine große Summe abzudrücken, als monatlich ein paar Euro mehr zu überweisen.

Betriebskostenabrechnung: Widerspruch einlegen?

Generell gilt: Ergibt sich aus Ihrer Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung, sollten Sie die  Betriebskostenabrechnung prüfen (lassen). Egal, ob die Abrechnung durch den Eigentümer oder die Hausverwaltung erfolgt – auch Vermieter sind nur Menschen und machen Fehler.

So kann es passieren, dass Kosten falsch abgerechnet werden. Übernimmt der Hauswart zum Beispiel auch die Gartenpflege, so dürfen die Kosten für die Gartenpflege nicht zuzüglich zum Gehalt auf den Mieter umgelegt werden. Darüber hinaus können Sie auch gegen unwirtschaftlich hohe Aufwendungen in der Betriebskostenabrechnung Widerspruch einlegen.

Kommt Ihnen etwas Spanisch vor, sollten Sie die entsprechenden Belege anfordern. Als Mitglied eines Mietervereins können Sie zusätzlich einen Termin mit einem Fachanwalt ausmachen und die Betriebskostenabrechnung prüfen lassen, bevor Sie an Ihren Vermieter herantreten.

Übrigens gilt für die Betriebskostenabrechnung laut Gesetz eine Frist. Der Vermieter muss Ihnen die Abrechnung bis spätestens 30.6. zuschicken. Sollten Sie dann noch Belege anfordern oder einzelne Posten offen sein, verlängert sich die Frist bis zum Jahresende. Hat der Vermieter bis zum 31.12. nichts vorlegen können, müssen Sie auch nicht zahlen. Ist aus der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben für Sie entstanden, können Sie dieses jedoch einfordern.

Die 6 wichtigsten Infos aus einen Blick

Noch einmal zusammengefasst: Bei der Betriebskostenabrechnung müssen Sie auf Folgendes achten:

  1. Die Betriebskosten setzen sich aus einem Grundkostenanteil und einem Verbrauchskostenanteil zusammen. Daher zahlen Sie anteilig auch für Dinge, die Sie nicht nutzen bzw. nicht verbrauchen.
  2. Nicht alle Betriebskosten dürfen auf die Mieter abgewälzt werden.
  3. Umlagefähige Nebenkosten sollten im Mietvertrag transparent aufgelistet werden. Prüfen Sie diesen Punkt vor Vertragsabschluss genau.
  4. Sie haben das Recht, Belege über einzelne Ausgaben auf Anfrage einzusehen.
  5. Die Betriebskostenabrechnung 2019 muss bis spätestens 31.12.2020 vollständig vorliegen, einschließlich angeforderter Belege. Mit Ablauf der Frist müssen Sie nicht zahlen.
  6. Bei einer Nachzahlung sollten die Nebenkosten Ihrer Miete angepasst werden.

Ein letzter Tipp: Was Vermieter beachten müssen

Sie sind selbst Vermieter? Wenn Sie keine Hausverwaltung beauftragt haben, müssen Sie die Betriebskostenabrechnung erstellen. Es versteht sich von selbst, alle relevanten Belege aufzuheben und ordentlich abzuheften. Das erspart viel Zeit. Denken Sie auch daran, in der Betriebskostenabrechnung die Steuer zu berücksichtigen. Als Eigentümer stehen Sie im Grundbuch und zahlen einmal jährlich Grundsteuer.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Posten abgerechnet werden müssen, können Sie für die Betriebskostenabrechnung eine Vorlage aus dem Internet nutzen. Selbstverständlich hilft Ihnen auch das Team von Werneburg Immobilien zum Thema Wohnung vermieten gerne weiter.

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